모두가 거기에 있었다 : 당신은 이중 테이크를하게하는 이메일을 받는다. 물론, 상대방은 분명히 좌절하거나 화를 내지 만 여전히 대답해야합니다. 어떻게해야합니까? 당신은 어떻게 반응합니까?
내부 사무실 메시징 서비스 및 문자 메시지의 인기는 확실히 높아지고 있지만, 전자 메일은 여전히 가장 중요하고 널리 사용되는 통신 도구이므로 가능한 가장 전문적인 방식으로 전자 메일을 사용할 수있는 능력이 중요합니다. 즉, 위에서 설명한 상황에서 귀하의 대응 방식이 귀하의 경력에 긍정적 또는 부정적인 영향을 미칠 가능성이 있음을 의미합니다. 비슷한 톤으로 반응한다고 생각하더라도.
그렇습니다. 나는 항상 직업을 유지하는 것이 말보다 쉽다는 것을 알고 있습니다. 직장에서 이메일에 응답하는 것은 그 자체로 예술이며 감정적 인 메시지에 응답하면 다른 수준으로 올라갑니다.
이 안내서는 응답을 안내하므로 충돌을 피하고 작업을 완료 할 수 있습니다.
1 단계 : 휴식을 취하십시오
수신 한 전자 메일을 다시 읽고 올바르게 읽을 수 있도록 할 수는 있지만 지금 답을 입력하지 마십시오. 동료, 상사 또는 의뢰인은 자신의 감정에 따라 자신이 쓴 것을 지시하게됩니다. 이 실수를 반복하지 마십시오. 휴식을 취하고 성질을 식히십시오.
이메일 전송의 장점 중 하나는 바로 대답 할 필요가 없다는 것입니다. 응답을 작성하는 데 몇 시간이 걸리는 경우가 있습니다. 활용하십시오. 긴장감을 느끼고 상대방이 답을 기다리고 있다고해도 적어도 몇 분은 있습니다. 책상에서 일어나 마음을 식히고 간식이나 물 한 잔을 마신다. 무릎 통증을 피하는 데 도움이됩니다.
2 단계 : 결론으로 넘어 가지 마십시오
솔직하게 말하십시오 : 줄 사이를 읽고 있기 때문에 자신의 방식대로 반응하고 있습니까? 지나치게 감정적 인 이메일을 처리 할 때 화면을 통해 발산되는 사람의 분노 나 좌절감을 느낄 수 있습니다. 그리고 당신은 거기에 무엇이 있는지 더 있다고 가정해야 할 것입니다.
그러나 상대방이 실제로 무엇을 의미했는지 추측해서는 안됩니다. 몇 문장 (그리고 자신의 두뇌의 필터와 의사 소통 방식을 통해)을 기반으로 다른 사람들의 의도를 판단하는 것은 나쁜 생각입니다.
어떤 결론으로 넘어 가려는 유혹에 저항하십시오. 단어를 읽고 정보를 받고 전문적인 답변을 준비하십시오.
3 단계 : 짧게 유지
오해의 가능성을 염두에두고, 당신의 임무는 가능한 한 정확하게 답변을 제공하는 것입니다. 다른 사람이 의미 한 바에 대한 반응을 가리 켰습니다.
하나의 기본 메시지 만 전달하도록 이메일을 구성하십시오. 그것은 단지 한 문장으로 구성되어야한다는 것을 의미하지는 않지만 누군가가 당신의 프레젠테이션을 비판하고 인용 한 통계의 사본을 요구하는 경우, 통계를 제공하는 것에 대한 귀하의 응답의 기초를두고 (자격 증명을 방어하지 않음) ).
이렇게하면 상대방이 응답을 읽고 자신이 원하는대로 정확하게 이해할 수 있습니다. 마지막으로 원하는 것은 동료가 실제로 당신을 비판하지 않았다는 것을 배우기 위해서만 자신을 변호하는 것입니다. 그러나 그녀는 단지 그녀의 의견을 어색하게 표현했습니다.
4 단계 : 솔직 해지십시오
일반적으로 업무상 이메일에서 풍요롭고 아이러니를 피하는 것이 좋습니다. 때로는 긴장을 완화하기 위해 농담을 고려할 수도 있지만이 계획은 쉽게 역효과를 일으킬 수 있습니다.
독자는 당신의 표정이나 몸짓을 볼 수 없으며 잘못 해석 할 수 있습니다. 따라서 대면 대화 및 덜 엉뚱한 대화를 위해 상표권을 저장하십시오.
5 단계 : 도움 요청
이메일이 기밀이 아닌 경우 도움을 요청하는 것이 좋습니다. 동료가 분노한 상사를 다루는 방법을 더 잘 알고 있거나 관리자가 혼란스러운 고객에게 올바른 접근 방식을 찾도록 도울 수 있습니다.
한 번, 상사는 고객을 잘 알고 있기 때문에 고객 중 한 사람으로부터받은 이메일을 해석 할 수있었습니다. 그는 다른 요인이 관련되어 있기 때문에 개인적으로 그녀의 반응을 취해서는 안된다고 확신했다. 그 후, 나는 진정하고 완벽하게 적절한 응답을 쓸 수있었습니다.
화난 이메일을받을 때 화 내지 마십시오. 사람들은 무언가에 만족하지 않거나 실망하거나 혼란 스러울 때 감정적 인 메시지를 보냅니다. 개인적으로는 아무 상관이 없다는 가정하에 작업해야하므로 톤이 업무를 수행하거나 전문적으로 응답하는 데 방해가되지 않아야합니다.
